Förstudierapport grundorganisation A (utdrag ur)

Målsättning (nyläge):

Metakatalogen ska innehålla digitala representationer av kommunens organisation och anställda, samt ett antal externa organisationer med roller och individer som är viktiga för kommunens verksamhet. Ett antal målgrupper och resurser ska kunna nyttja metakatalogens innehåll och struktur för olika tillämpningar och ändamål som att:

skapa och stänga användarkonton – IT administration och säkerhet
sätta behörigheter – IT administration och säkerhet, åtkomst till olika slag av resurser, verksamhetssystem inom kommunen, fil-areor, intranät, rapportering mm
använda organisationen i olika e-tjänster – anställda, medborgare m fl nyttjar dessa e-tjänster
källa för datalager och rapportverktyg – ska kunna ge underlag för beslut baserat på data från olika IT-system som hanterar organisationsstruktur

Exempel på brister

Efter en omorganisation kan det dröja lång tid innan alla i den nya organisationen får rätt behörigheter och det finns behörigheter som inte tas bort, i samband med omorganisationen
En chef kan se saker om andra anställda än sina egna (rättat idag när det gäller rehabsystem, men det finns fortfarande brister i Qlik Sense)
Information på intranätet stämmer inte alltid
Det är svårt att göra en tillförlitlig rapport baserat på datalagret om rapporten kräver läsning i olika källsystem för organisationsdata, då det är svårt att matcha organisatoriska enheter mellan olika system, t ex data från både ekonomisystemet Raindance och HR-systemet Heroma
För fler exempel på brister, se 2.3 Bakgrund och problembild

Rekommenderade aktiviteter

[faser speglat från rapporten, är ej nödvändigtvis kopplade till faktiska faser i projektet]

Gör ”nya metakatalogen” till mastersystem för organisation, befattningar, roller och personer. #fas1
Se till att strukturen i metakatalogen kontinuerligt speglar den organisation som faktiskt finns och verkar i kommunen. #fas3
Bygg organisationsstrukturen på vedertagen standard för verksamhetsarkitektur. #fas1
Se till att hantera all information och data som behövs för att alla målgrupper ska bli rätt representerade i metakatalogen och för att alla konsumerande målgrupper ska få sina behov tillgodosedda på ett adekvat sätt. #fas1
Arbetet med att skapa organisation eller omorganisation kräver en strikt styrning. Etablera en styrgrupp där IT-direktör är ordförande, vars syfte är att äga och vidmakthålla hela systemet inklusive data och integrationer, verksamhetsprocesser och regler rörande organisation, befattning och roller. #fas1, #fas2, #fas3
Ta fram typorganisationer och fastställ i styrgruppen. Revidera fortlöpande nya behov och skapa typorganisationer som avbildar de verksamheter som finns. #fas2
Inrätta en task-force som hjälper till att utforma och dokumentera nya och förändrade organisationer. Verksamheten beskriver sina behov, hur de vill göra och vilken organisation de tänker sig. Teamet hjälper till hur man ska tänka och dokumenterar sedan på ett sätt så att alla målgruppers behov tillgodoses. #fas1
Etablera i linjeorganisationen att man alltid – och tidigt i processen – anlitar task-force. Utforma och implementera arbetsprocesser med beskrivningar för ändamålet. #fas3
Besluta detta i kommunstyrelsen och följ upp efterlevnad. #fas1, #fas2
Låt organisationsinformationen flöda från den nya metakatalogen till övriga IT-system som använder organisationsstruktur alternativt ifall andra system bättre uppfyller kraven för att spegla verksamheten i vissa avseenden, låt metakatalogen läsa från dessa system. Exempelvis läses redan idag personuppgifter in från Skatteverket. #fas1
Översätt datastrukturen så att den passar andra system med specialkrav och begräsningar. För att skicka data från nya metakatalogen till t. ex. Heroma och Raindance måste data konverteras till sex nivåer, även om organisationen i verkligheten, har ett annat antal nivåer. #fas2, #fas3
Nyttja nya metakatalogen till vad den är riktig bra på – att hålla information om organisation, befattningar, roller och personer relaterade till kommunen. #fas1, #fas2
Låt en integrationsbuss/API agera nav för informationsförsörjning där nya metakatalogen är ett av flera integrerade IT-system. #fas1
Diskutera tekniska alternativ för föreslagen lösning i form av API-lager som centralt nav för datautbyte #fas1
Diskutera tekniska alternativ för föreslagen lösning i form av kanonisk datamodell i API -lager som övergripande databärare #fas1
Diskutera tekniska alternativ för föreslagen lösning i form av transformation av datastruktur vid överföring till målsystem #fas1
Diskutera tekniska alternativ för föreslagen lösning i form av transformation av data struktur vid läsande från källsystem, #fas1
Ta fram tekniska förutsättningar för att skriva data till Heroma. Utred databärighet hos Heroma för att bära metadata för organisationsenheter #fas1
Ta fram tekniska förutsättningar för att skriva data till Raindance Utred databärighet hos Raindance för att bära metadata för organisationsenheter #fas1
Ta fram tekniska förutsättningar för att skriva data till Treserva Utred databärighet hos Treserva för att bära metadata för organisationsenheter #fas1
Ta fram tekniska förutsättningar för att skriva data till övriga system med organisationsdata Utred databärighet hos övriga system för att bära metadata för organisationsenheter #fas1
Ta fram process, mallar och instruktioner för hur en omorganisation går till. #fas1, #fas2, #fas3
Förankra en acceptans hos beslutsfattare att det tar tid att göra en omorganisation då så mycket beror av organisationen. #fas1
Ta fram process/metod för att skapa organisationsträd i Heroma – hur ska det gå till? ”Transformation” #fas1
Ta fram process/metod för att skapa organisationsträd i Raindance – hur ska det gå till? #fas1
Ta fram en transitionsplan för hur man kan gå från det gamla till den nya lösningen #fas2