22-31 Automatisering för placeringshandläggare BoU

Detta uppdrag avser 4 st olika automatiseringar som samlats i ett och samma utvecklingsärende då inget är speciellt stort och samtliga avser att stötta samma målgrupp.

1. Retroaktiv avgiftskontroll vilket handlar om att kontrollera om placeringsinnehavaren/hushållet hade den uppgivna inkomsten enligt nu godkänd deklaration, detta då avgiften baseras på inkomsten. Resultatet kan vara både retroaktiva betalningar men även återbetalningar. Detta kan genomföras först när deklaration för det aktuella året är godkänd vilket är Q4 året efter inkomståret dvs för inkomster år 2020 är informationen tillgänglig Q4 2021.

   • Idag sker inte detta, kommunen har i sitt avtal med IST att denna funktion ingår och först nu har IST möjlighet att erbjuda denna lösning (baserat på IST Administration).

   • IST’s lösning hanterar bara den del som IST svarar för eller har kontroll över kan man också säga. Här kan processen i sin helhet göras bättre för alla inblandade med digitala automatiseringar som Sundsvalls kommun själva realiserar eller redan har i bruk.
     
     

2. Uppsägning av plats (Förskola resp Fritids) där platsinnehavaren (normalt en VH) inte betalar för sig.

   • Idag finns ingen konsekvens av att en person inte betalar för sin placering (annat än ekonomisk med inkasso osv), i en framtid vill man att en placeringsinnehavare som inte betalar ska kunna få sin plats förverkad för aktuellt barn.

   • För att detta ska ske rationellt så önskas även här digitalt automatiseringsstöd.
     
     

3. Automatisera avstämning/uppföljning av behörigheter och/eller personal i BoU system. Denna är tänkt för fler applikationer inom BoU och kommer att vara möjlig att använda även av andra verksamheter. Applikationerna som omfattas är IST Administration, IST Extens samt Vklass.

   • Användarhanteringen men även uppgifter om personal finns i flera system som hanteras externt och inte alltid har en validering mot kommunens egen användarhantering (SSO/AD), det finns även personal som jobbar inom andra verksamheter som kan ha kvar behörigheter då t.ex. rektorer missar att meddela att en person ska tas bort – kan gälla både behörighet i ett system men även som personal i skolan. Idag görs ingen regelbunden uppföljning av behörigheter eller personal då det är väldigt resurskrävande.
     
     

4. Automatisera hantering av "inskrivning av barn i fristående verksamheter" (förskola + fritids). Idag så meddelar fristående skolor vilka elever man har (inkl ändringar och avslut) via en e-tjänst där sedan placeringshandläggarna får mata in uppgifterna i IST Administration manuellt.

   • Leverantören IST har nyligen lanserat en lösning där man kan göra detta direkt mot IST Administration men då med en IST baserad e-tjänst. Denna kostar ca 150.000kr i anskaffning men blir då inte en e-tjänst i kommunens plattform för e-tjänster (OeP) vilket ger andra problem i tillägg till kostnaden. Det finns också en osäkerhet runt vad lösningen verkligen ger för nytta.