Inledning

Här detaljeras krav och lösningsbeskrivning för automatiserad fakturering.

Vissa ärenden som hanteras av L&P sker utanför tjänstekatalog och debiteras därmed uppdragsgivaren, fakturering kan ske med fast summa om det är ett “standardärende” som t.ex. extra löneutbetalning. För andra saker sker debitering enligt löpande räkning. Motparten (uppdragsgivaren) som ska faktureras är alltid en chef, om ett ärende inkommer från en anställd så sker fakturering mot dennes chef. Om chef lägger ett ärende så ska debitering göra mot ärendeägaren.

Flöde för ett ärende som ska debiteras och faktureras (kravbild)

Fakturering kan ske både inom kommunen men också kommunkoncernen (dvs bolagen).

Skapa debiteringsunderlag

Vid skapandet av ett ärende så ska:

• Uppslag ske för att identifiera om ärendeägaren är chef och då ska uppgift om dennes referensnummer lagras för ärendet. Uppslag sker baserat på e-post av den som skickat in alternativt personnummer.

• Om ärende ägaren inte är chef hämtas information om ärendeägarens närmsta chef och dennes referensnummer.

• Organisation ska också hämtas (motpart), här behöver bara nivå 1 i organisationsträdet lagras (t.ex. KSK eller BoU).

• Bolag??

• Aktivitet till ekonomi tas baserat på team som har hanterat ärendet.

Detta ska alltid göras oavsett om ärendet senare ska faktureras eller ej. Detta då det är organisationsinformationen när ärendet skapas som ska styra faktureringen.

Det är inte möjligt för handläggare att påverka informationen som hämtas.

Debiteringsinformationen ska gå att påverka när ärendet är öppet. Ett ärende som är stängt som återöppnas kan ändras med debiteringsinformationen. Ett ärende som är attesterat kan dock aldrig ändras i en fakturapost.

I det läge som debiteringsinformationen i ett ärende uppdateras så är den låst och kan inte sedan ändras av en handläggare. Ska det senare ändras behöver det ske av admin i steget för att attestera.

Godkännande av debiteringsunderlag innan fakturering

Ärenden som är klara ska synliggöras i ärendeöversikt för ansvarig chef.

Här ska det vara möjligt att se information om resp ärende genom att öppna det och sedan godkänna (attestera) ett debiteringsunderlag. Här ska det vara möjligt att uppdatera informationen som är grund för debiteringen vilket också ska valideras. Det ska vara ett aktivt val att redigera uppgifterna.

Det ska även vara möjligt att markera en debiteringspost som inte ska debiteras av ansvarig chef.

Skicka debiteringsunderlag för fakturering

Fakturering ska ske baserat på att ansvarig startar denna, först då ska en fil skapas som sedan går till Raindance.

Det ska inte gå att starta en ny fakturering innan senaste filen skickats till Raindance?

Det är endast när faktureringsunderlag har framställts i detta steg som en fil skapas.

Det ska vara möjligt att se om en post är skickad till fakturering, här ska även datum när det skedde framgå.

Lösningsbeskrivning

Automatiseringar

Vid skapande av ärende ska uppslag för att hämta information om nedan ske:

• Är ärendeägaren chef (J/N)

• Närmsta chef (om ej chef)

• Referensnummer för ärendeägaren om denne är chef alt närmsta chef om ärendet rör medarbetare

• Organisation (på vilken nivå ska detta detaljeras dvs nivå 1--6?)

Detta sker genom uppslag mot Employee API Employee och när ärendet skapas.

Behöver all information visas för handläggaren?

All lagrad information som används för fakturering ska dock visas i atteststeget för ansvarig chef.

Integrationer

@Mattias Gradin (Unlicensed) jag antar att vi har krav på Teis från Raindance om att filerna ska heta vissa saker samt att Teis ska arkivera dessa åt Raindance. Vi kanske också har en tanke om att sekvensnumrera filerna på vår sida? Vi behöver brodera ut denna del därför (men det är inte panik jag tänker att vi skickar filerna manuellt till att börja med för att ha kontroll).

Filinnehåll

Filen till Raindance ska ha följande innehåll och format.

…

Avstämningsrapport (generation 2.0)

Det behövs en avstämningsrapport för att verifiera extra löneutbetalningar.

Innehåll:

• Personnummer

• Ärendenummer