Atlassian, on-prem eller i molnet?

Status	IN PROGRESS
Impact	HIGH
Driver	Ulf Sälg
Approver	Marcus Matteby (Unlicensed)
Contributors	Per Persson
Informed	Patrik Nordberg (Unlicensed)
Due date	22 Nov 2021
Resources

\uD83D\uDCDA Relevant data

Visio finns idag installerat på 140 kommundatorer kostnad 2 199 SEK / installation.

\uD83D\uDCD8 Bakgrund

Confluence och Jira är de verktyg vi kommer att använda inom den kontinuerligt växande utvecklingsfabriken för dokumentation och planering. Vi kan dock inte använda verktygen fullt ut då de ligger i molnet med de problem det medför (Shrems 2), vilket begränsar oss och tvingar oss att använda andra verktyg i vissa fall. Detta gör att vi får svårt att hålla ihop planering och dokumentation, och gör att vi i många fall blir personberoende vad avser viss information. Därför måste vi titta på vad det innebär att plocka hem och köra Confluence och Jira internt.

\uD83C\uDF08 Alternativ

	Option 1	Option 2
	Atlassian on-prem (Data Center)	Atlassian i molnet
Pros/cons	Löser problematik med lagring av känslig information (GDPR, Shrems 2) Med plugin Gliffy (ritverktyg) kan integrerad dokumentation av lösningar i skissform skapas för alla ändamål, vilket inte kan göras i dag av säkerhetsskäl (kan ersätta Visio) Vi minskar personberoende då vi har all information exponerad, versionshanterad och möjlig att editera i webbläsaren (och inte utspritt i filer i olika filsystem) Integrerade vyer och arbetssätt möjliggörs för källkodshantering, test och deploy (beror på produktval; Jenkins, Bitbucket, Bamboo - beslutas senare) Kan i kombination med ett eventuellt val av Jira Service Management skapa homogena incidentflöden och effektiva supportprocesser (ersätta POB - hur interndebiteringen skall lösas/avvecklas måste dock utredas) Enklare administration av användare (koppling till AD) Högre kostnad (Lägsta insteg är 500 users) Begränsningar i hur vi kan dela information externt (då vi kräver AD-inloggning)	Lägre kostnad Vi har kvar alla begränsningar som vi har i dag, vilket leder till att det är svårare att hitta information, svårare att lösa incidentflödena, cementerar personberoeden och gör det svårare att samarbeta effektivt. Omständig användarhantering (då vi inte är kopplade till vårt AD)
Kostnader	LARGE Licenskostnader: Jira Software DataCenter (500 users) - 42 000 USD/år Confluence DataCenter (500 users) - 27 000 USD/år Plugin Confluence-Gliffy (500 users) - 6 250 USD/år Driftskostnad: Lägre kostnadsbild om vi kan köra produkterna som containers(måste undersökas om detta är supportad lösning av Atlassian) Serverdrift ca 50 000-70 000 SEK/år Support/ärendehantering. ca 5 000-10 000 SEK /år Totalt c:a 725 000:-/år Potentiell besparing Visio: 308 000:-/år Options: (beror på om annan produkt väljs för build/test/deploy. isf troligen Jenkins) Bitbucket (100 users) - 7 600 USD/år Bamboo(25 remote agents) - 11 600 USD/år	MEDIUM Med estimerad nödvändig licensuppgradering för 2022 (antal användare ökar kontinuerligt): c:a 100 000:-/år
Effektiviserings-potential	Svårt att uppskatta förstås, men det är inte orimligt att effektiviseringspotentialen motsvarar minst en heltid i arbetstid om man slår ut det på alla team. Och en heltid (konsult) kostar mer än de 725 000:-/år så det finns ett bra business-case i detta - ännu bättre om vi plockar bort Visio ur produktkatalogen.

✅ Action items

\uD83C\uDF1F Outcome

Status 2021-11-22 (styrgrupp digital infrastruktur):

Beslut:

· Att vi ser mycket positivt till förslaget och i förlängningen måste vi få ut

· Att utreda vidare hur ROI ser ut, finns t ex möjlighet att ersätta POB med stöd av denna lösning, men vad skulle det innebära i behov av t ex produkter från Atlassian?

· Att göra en förnyad klassning över vilken typ av information vi faktiskt redan idag kan lägga i Atlassians suite under rådande avtal/förutsättningar

· Att se hur vi kan gå över till AD-kopplad inloggning och vad det skulle innebära i praktiken nu när vi börjat gå ifrån Trello