Relaterade dokument

Inledning

Detta dokument är skrivet för att dokumentera och värdera möjliga lösningar. Det kan delvis också tjäna som high-level design dokument för det alternativ man sedan väljer.

Bakgrund

Behovet som ska lösas är beskrivet i utvecklingsärendet (se avsnittet relaterade dokument) och handlar i grunden om att löpande kunna identifiera om förändringar skett som har påverkan på redan fattade (och fortfarande gällande) beslut för skolskjuts (grundskolan) resp elevresor (gymnasiet). Baserat på ansökan så kan ett beslut gälla för upp till tre år och under den tiden kan ändringar som påverkar ske såsom:

• Flytt (skolskjuts resp elevresor)

• Ändring av fritidsplats till heltid (skolskjuts)

• Beviljat inackorderingstillägg (av CSN för fristående gymnasieskolor och av kommunen för kommunala gymnasieskolor).  

Beroende på om eleven går i grundskolan eller gymnasiet finns också skillnader i form av att vårdnadshavarens adress spelar in för skolskjuts medan det för elevresor endast är elevens folkbokföringsadress som spelar in. 

I en framtid skulle ytterligare automatisering vara möjlig, detta tas inte upp i lösningen men kan vara möjliga framtida steg:

• Kontroll om flytt ändrar avstånd till skolan t.ex. inom vissa tröskelvärden utifrån årskurs.

• Kontroll om anvisad skola ändras.

För Skolskjuts (grundskolan) sker alltid ansökan av vårdnadshavaren (VH), i fallet Elevresor (gymnasiet) kan ansökan ske av både VH och elev.

Avgränsning

Lösningen är tänkt för behov inom BoU’s verksamhet. Det kan finnas andra verksamheter inom kommunen som skulle vara betjänta av att få information om när ändringar sker t.ex. flytt, dessa är inte i scope men lösningen är tänkt att kunna återanvändas.

Nuläge

Idag sker endast stickprovskontroller, det gör därför att ett större mörkertal finns.

Lösningsförslag

Alternativ 1

Lösningen bygger på att alla ändringar kan detekteras i Metakatalogen, det gör att vi har en lösning som är oberoende av leverantörer så länge som att dessa försörjer metalagret med nödvändig information. Här behöver information i Metakatalogen utökas med information från IST Admin gällande fritidsplats.   

Baserat på en detekterad adressändring ska kontroll ske om det finns beviljade och gällande skolskjutsärenden resp elevreseärenden för VH alt elev. Man kan tänka sig att sätta åldersspann t.ex. att VH antas vara i spannet 20--65 år samt att elev ska vara 16--20 år gammal (åldersspann angivna är exempel, får detaljeras med verksamheten).

Undantaget till att all information finns i Metakatalogen är det register över beviljade inackorderingstillägg som behöver uppdateras manuellt då CSN inte av legala skäl kan tillhandahålla detta digitalt* [*Information från CSN’s jurister utifrån hur lagen är skriven och den tolkning man gör november 2020]. Här behöver en lösning finnas där BoU kan uppdatera informationen löpande (t.ex. varannan månad under pågående läsår). Denna hantering är densamma för samtliga lösningsalternativ. 

Alternativ 2

Denna lösning skulle basera sig på information från IT systemen som nyttjas inom BoU (IST Admin) där informationen finns men som idag inte speglas till Metakatalogen. För att hämta informationen från IST Admin skulle därför RPA behöva nyttjas.

Undantaget är det register över beviljade inackorderingstillägg som behöver uppdateras manuellt då CSN inte av legala skäl kan tillhandahålla detta digitalt. Här behöver en lösning finnas där BoU kan uppdatera informationen löpande (t.ex. varannan månad under pågående läsår). Denna hantering är densamma för samtliga lösningsalternativ.

Alternativ 3

I detta fall skulle kontrollen baseras på att samtliga beviljade ansökningar i e-tjänsten skulle bearbetas och kontrolleras om det skett ändringar vid vissa intervall. Likt i alternativ 1 ska Metakatalogen nyttjas och behöver därför få information om fritidshemsplacering från IST Admin.

Undantaget är det register över beviljade inackorderingstillägg som behöver uppdateras manuellt då CSN inte av legala skäl kan tillhandahålla detta digitalt. Här behöver en lösning finnas där BoU kan uppdatera informationen löpande (t.ex. varannan månad under pågående läsår). Denna hantering är densamma för samtliga lösningsalternativ.

Alternativ 4

I detta fall skulle kontrollen baseras på att samtliga beviljade ansökningar i e-tjänsten skulle bearbetas och kontrolleras om det skett ändringar vid vissa intervall. Likt i alternativ 2 nyttjas RPA för att kontrollera ändringar i fritidshemsplacering.

Undantaget är det register över beviljade inackorderingstillägg som behöver uppdateras manuellt då CSN inte av legala skäl kan tillhandahålla detta digitalt. Här behöver en lösning finnas där BoU kan uppdatera informationen löpande (t.ex. varannan månad under pågående läsår). Denna hantering är densamma för samtliga lösningsalternativ.

Beroenden till andra arbeten/projekt

Beslut om att utöka integrationen mot IST systemen och i detta fall IST Admin för att få mer information i Metakatalogen. Oklart om detta ska ses som del av detta uppdrag eller eget uppdrag?

Rekommendationer

För en ren lösningsarkitektur med stor återanvändningspotential är alternativ 1 att föredra. Det som talar mot den är för närvarande två saker:

1. Behov av ny integration mot IST Admin som vi inte vet hur länge den ska vara kvar. Kostnad och möjlig leveranstidpunkt är också okända.

2. Kvalitetsproblem med Metadata och uppdateringar av folkbokföringsuppgifter. Här är felorsakerna kända och kommer rättas till under 2021 är bedömningen.

En möjlighet är också

Detaljering av logik som behöver hållas

Följande kontroller behöver ske vilka detaljeras i resp underkapitel

1. Flytt av VH med barn (elev) i grundskolan (Skolskjuts)

2. Ändrad (ökad) omfattning på fritidsplats till heltid för barn tillhörande aktuell VH

3. Flytt för elev som går i gymnasiet (fristående men även kommunala planeras)

4. Beviljat inackorderingstillägg via CSN för fristående gymnasieskolor och via kommunal e-tjänst i fallet kommunal gymnasieskola.

I detta kapitel detaljeras inte hur informationen inhämtas dvs vilka integrationer som är aktuella utan beskriver bara funktionella krav.

Flytt av VH med barn (elev) i grundskolan

För barn/elever i grundskolan är det alltid VH:s adress(er) som är styrande. Om VH har delad vårdnad kan man ansöka om Skolskjuts var för sig, vart barnet är folkbokfört har ingen inverkan.

Logik:

1. Identifiera aktuella och beviljade ansökningar för skolskjuts (i e-tjänsten family id: xxx).

2. Kontrollera adress genom något av följande:

   1. Kontrollera om VH baserat på personnummer har fått ny adress i Meta
      [Går det att sätta datum spann här t.ex. adressändring har skett ÅÅÅÅ-MM-DD och i så fall hur långt tillbaka i tiden kan man gå?]

   2. Kontrollera uppgiven adress i e-tjänsten och jämför den med aktuell i Meta.
      [Denna lösning ger att en VH riskerar att hamna på listan fortsatt så länge som ansökan inte är ändrad eller återkallad. Formellt bör väl VH söka på nytt om man flyttar? Kan vi kräva det även om man flyttar i samma trappuppgång?]

3. Skapa förteckning över identifierade ärenden enligt nedan som distribueras.

Automatisk avstämning av adress för VH med beviljad Skolskjuts
Kontroll av: Ändrad folkbokföring
Körning slutförd: ÅÅÅÅ-MM-DD, TT:MM

 Ändrad (ökad) omfattning på fritidsplats

Även här är det VH’s information som är relevant, dvs kontroll av omfattning på fritidsplats relaterar till aktuell VH, dock behöver här beaktas om VH är sammanboende eller ej dvs har samma folkbokföringsadress.

Logik:

1. Identifiera aktuella och beviljade ansökningar för skolskjuts (i e-tjänsten family id: xxx).

2. Kontrollera om aktuellt barn har Fritidshemsplats på heltid.

   1. För aktuell VH

   2. Om VH är sammanboende även registrerad på VH2

3. Skapa förteckning över identifierade ärenden enligt nedan som distribueras.

Automatisk avstämning av adress för VH med beviljad Skolskjuts
Kontroll av: Fritidshemsplats (heltid)
Körning slutförd: ÅÅÅÅ-MM-DD, TT:MM

Flytt för elev som går i gymnasiet

För elev i gymnasieskolan utgår alltid ansökan från elevens adress, adress för VH är därför inte relevant.

Logik:

1. Identifiera aktuella och beviljade ansökningar för Elevresor (i e-tjänsten family id: xxx).

2. Kontrollera adress genom något av följande:

   1. Kontrollera om elev baserat på personnummer har fått ny adress i Meta
      [Går det att sätta datum spann här t.ex. adressändring har skett ÅÅÅÅ-MM-DD och i så fall hur långt tillbaka i tiden kan man gå?]

   2. Kontrollera uppgiven adress i e-tjänsten och jämför den med aktuell i Meta.
      [Denna lösning ger att en elev riskerar att hamna på listan fortsatt så länge som ansökan inte är ändrad eller återkallad. Formellt bör väl elev (alt VH) söka på nytt om man flyttar? Kan vi kräva det även om man flyttar i samma trappuppgång?]

3. Skapa förteckning över identifierade ärenden enligt nedan som distribueras.

Automatisk avstämning av adress för elev med beviljad Elevresa
Kontroll av: Ändrad folkbokföring
Körning slutförd: ÅÅÅÅ-MM-DD, TT:MM

Beviljat inackorderingstillägg

Elever i gymnasieskolan kan beviljas inackorderingstillägg. Om man beviljas detta har man inte rätt till Elevresa (busskort).

Beroende på skolform hanteras ansökan antingen av:

1. CSN för fristående gymnasieskolor.

2. Kommunen för kommunala gymnasieskolor. (Fråga är det alltid hemma kommunen?)

Logik:

1. Identifiera aktuella och beviljade ansökningar för Elevresor (i e-tjänsten family id: xxx).

2. Kontrollera om personnummer för elev förekommer som beviljad inackorderingstillägg i antingen

   1. E-tjänst för inackorderingstillägg (family id: xxx)
      eller

   2. Inläst underlag från CSN

3. Skapa förteckning över identifierade ärenden enligt nedan som distribueras.

Automatisk avstämning av adress för elev med beviljad Elevresa
Kontroll av: Ändrad folkbokföring
Körning slutförd: ÅÅÅÅ-MM-DD, TT:MM