Tjänsten lagrar och diarieför dokument samt data om dokumentet (metadata). En sådan post benämns nedan som "diariepost".
Varje diariepost som skapas får ett unikt diarienummer på formatet: [YYYY-MUNICIPALITY_ID-SEQUENCE] T.ex: 2024-2281-123
Vid varje årsskifte återställs diarieserien för det nya året.
Exempel: Diarienummer som genererats för Sundsvalls kommun sista december 2024: 2024-2281-123 Diarienummer som genererats för Sundsvalls kommun första januari 2025: 2025-2281-1
Tjänstens funktioner:
Varje diariepost har möjlighet att lagra dokument i form av filer (i valfritt format), beskrivning av posten samt metadata (nyckel/värde-par).
Tjänsten hanterar en till flera filer per diariepost.
Varje ändring av diarieposten skapar en ny revision. Full revisionshistorik uppnås m.a.o.
Tjänsten har stöd för att sekretessmarkera en diariepost (inkl. alla eventuella revisioner av posten).
Tjänstens API erbjuder sökning bland diarie-poster (beskrivning, metadata, filnamn, osv.). Sökning görs dock ej inne i uppladdade filer.
Tjänsten har ett inbyggt stöd för flera kommuner. Diarienumret genereras baserat på kommun-ID (municipalityId). Om en ny kommun ansluter sig kommer en ny diarie-serie att skapas automatiskt vid första anropet.