I den löpande utvecklingen blir vi ofta tvungna att göra val av tekniska lösningar för att stötta ett behov i en målgrupp, ibland verksamhet, ibland invånare, ibland en annan målgrupp och ibland en kombination av flera. Det handlar ofta om att “ett IT-system måste införas” i en verksamhet.
Dessa val av tekniska lösningar är strategiskt viktiga för koncernens förmåga att över tid kunna tillgodogöra oss nyttorna ur digitalisering, ett felaktigt val kan leda till ett hindrande digitalt arv som skapar begränsningar i verksamhetens utveckling.
Av denna anledning krävs det att vi följer en process varje gång vi ska utveckla eller förändra en teknisk lösning, så som ett IT-system. Ett exempel kan vara att ett avtal går ut och vi står inför en upphandling, eller att ett helt nytt behov uppstått och ett nytt tekniskt stöd för processen krävs.
Processen
Steg 1 - Kartläggning av behov (ex förstudie)
Inled alltid med en kartläggning av behov, inga tekniska lösningar får införas eller utvecklas utan ett tydligt definierat behov samt vilken nytta den ska bidra till.
Steg 2 - Omvärldsanalys
Genomför en analys över vilka lösningar som finns tillgängliga på marknaden, både stängda produkter samt helt öppna lösningar (öppen källkod). Oavsett lösning ska granskningen inkludera en analys över dess följsamhet till Sundsvalls kommunkoncerns API-strategi samt krav för interoperabilitet. Lösningen ska också matchas mot framkommen behovsbild.
Steg 3 - Val av väg framåt
Besluta om väg framåt, här finns en prioriteringsordning vid genomförande av val:
Om behov kan uppfyllas genom att använda kommunkoncernens befintliga digitala infrastruktur skall denna användas.
Om det finns befintliga lösningar i kommunkoncernens digitala arv som uppfyller verksamhetens behov samt följer kommunkoncernens API-strategi samt krav för interoperabilitet så ska dessa interna lösningar återanvändas.
Om det finns helt öppna lösningar på marknaden som uppfyller verksamhetens behov samt följer kommunkoncernens API-strategi samt krav för interoperabilitet så ska öppna lösningar användas.
Om det finns proprietära lösningar på marknaden som uppfyller verksamhetens behov samt följer kommunkoncernens API-strategi samt krav för interoperabilitet, och bedöms kostnadsmässigt rimlig (inte kostar signifikant mer under en avtalstid än kostnaden av utveckling och förvaltning av en egenutvecklad lösning), så ska marknadens lösningar upphandlas.
Om ej ovanstående uppfylls, genomför en analys och utredning (inkluderat lösningsarkitektur) för att utveckla funktionen i kommunkoncernens digitala infrastruktur.
Om egenutveckling (steg 5) inte bedöms genomförbart, t ex att det blir för kostsamt eller komplext. Upphandla en proprietär lösning från marknaden, detta blir då ett medvetet beslut att stänga in data och hindra digitalisering i aktuell verksamhet framåt.
Förtydligande; det ekonomiska perspektivet kan också påverka tekniskt val
I valet av teknisk lösning behöver självklart också ett ekonomiskt perspektiv beaktas, exempelvis kan det finnas ett tekniskt moget system som uppfyller kraven i punkt 4 ovan, men det kostar 5 mnkr medan vi bedömer att Sundsvalls kommun kan utveckla det själva för 1 mnkr.
I dessa fall behöver detta tas med i bedömningen, för i slutändan ska vi självklart också ha en ekonomiskt hållbar lösning över tid.