Vad menar vi med det?

Jo, vi tittar på processen ut intressentens (primärt medarbetarens, medborgarens eller företagarens) perspektiv och, baserat på det så;

• publicerar vi relevant information i de kanaler där intressenten vill möta oss - information som kan lösa intressentens ärende utan ytterligare interaktion med kommunen

• skapar vi digitala assistenter som så långt som möjligt hjälper intressenten lösa sitt ärende helt digitalt

• automatiserar vi i övrigt ärendehanteringen så långt som möjligt för att minimera manuell handläggning

Vad kan vi automatisera?

Jämför med processen ovan, vart kan vi nå besparingar när det gäller manuell administration och handläggning om vi anammar detta lösningsmönster?

Jo, varje ärende (intressentens perspektiv) som löses utan att ett ärende behöver registreras hos oss för handläggning besparar oss såklart en potentiell arbetsbörda.

• Till att börja med kan rätt information i rätt kanaler göra att intressenten löser sitt ärende själv

  • Exempel; intressenten är en företagare som vill arrendera en specifik fastighet. Intressenten kan själv kika i vår karta och se om fastigheten är tillgänglig eller ej. Var den inte tillgänglig så kan intressenten nöja sig med det och således avsluta sitt ärende själv

• Den digitala assistenten kan hjälpa intressenten att själv lösa sitt ärende genom att guida intressenten rätt baserat på dennes input, med hjälp av AI i kombination med information från våra verksamhetssystem

  • Exempel; svara på en uppsjö tänkbara frågor, som till exempel (för den anställde) “hur mycket semester har jag kvar?”, (för medborgaren) “har mitt barn rätt till skolskjuts?” och “behöver jag söka bygglov för det här?” samt (för företagaren) “när måste jag förnya mitt serveringstillstånd?”. Den digitala assistenten kan dessutom hjälpa till med att uppdatera information som till exempel fakturadresser med mycket mera

I de fall ett ärende ändå måste registreras så kan den analoga administrationen och handläggningen minimeras genom att automatisera processerna i så stor utsträckning som möjligt;

• Registreringen av ärendet sker helt digitalt

• Återkoppling till intressenten sker även den helt digitalt

• Alla processteg som är möjliga att automatisera skall automatiseras (hämta data från X, skriv data mot Y, besluta enligt regelverk Z osv)

  • Endast i undantagsfall hanteras ett processteg manuellt

• Där automatiska (digitala) beslut är tillåtet skall detta anammas

  • Endast i undantagsfall tas ett beslut manuellt, och då med ett klart och tydligt beslutsunderlag, inklusive en rekommendation om beslut, som underlag till handläggaren

• Om ett beslut måste signeras sker detta fullt ut automatiserat (ingen administration)

• När ett ärende skall arkiveras sker detta fullt ut automatiserat (ingen administration)