Användningsfall 1: ”Fristående huvudman i kommunen rapporterar placeringsförändring för elev i fritidshem/förskola”

Fristående huvudman behöver rapportera in olika typer av uppgifter till Sundsvalls kommun, exempelvis;

• När en elev börjar på fritids/förskola 

• När en elev får ändrad omfattning i fritidshem/förskola

• När en elev slutar på fritids/förskola

I användningsfallet nedan visar vi hur en fristående huvudman ska rapportera in placeringsförändring för en elev i fritidshem.

En fristående huvudman rapporterar in placeringsförändring enligt följande;

1. Administratören hos en fristående huvudman loggar in i en samlad portal som Sundsvalls kommun tillhandahåller genom sin interna digitala infrastruktur

2. Administratören registrerar placeringsförändring i portalen

3. Portalen sänder rapporterat data via API till elevregister

4. Elevregister tar emot data och uppdaterar register/databas

5. Elevregister initierar ett ärende i ärendehanteringen

6. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som notifierar berörd administratör

Användningsfall 2: ”Fristående huvudman följer upp ekonomisk resursfördelning”

Fristående huvudman behöver ta del av data och uppgifter från kommunen, till exempel ekonomisk resursfördelning till enheten.

I användningsfallet nedan visar vi hur en huvudman tar del av denna data via en portal där enheten får en samlad bild över data och statistik från flera delar av skolplattformen som helhet.

En aktör kan hitta statistik enligt följande;

1. Administratören hos huvudmannen loggar in i en samlad portal som Sundsvalls kommun tillhandahåller genom sin interna digitala infrastruktur

2. Administratören går in i modulen ”Uppföljning och statistik” (DataWarehouseReader)

3. Modulen hämtar statistikdata via API

4. API pratar med en mikrotjänst som interagerar med flera datakällor (bl.a. elevregister) för att sammanställa ett svar

5. Statistik returneras och visas i portalen

Användningsfall 3: ”Elev ansöker om ledighet”

I användningsfallet nedan visar vi hur en ansökan om ledighet skall hanteras i den tilltänkta arkitekturen.

Användningsfallet gäller både för ansökan från vårdnadshavare för barn inom grundskola/gymnasium och myndig elev inom vuxenutbildning.

En elev ansöker om ledighet enligt följande;

1. Eleven eller vårdnadshavare loggar in i en e-tjänst tillhandahållen av Sundsvalls Kommun anpassad för ledighetsansökan

2. Eleven/vårdnadshavare registrerar sin ledighetsansökan i e-tjänsten

3. E-tjänsten initierar via API ett ärende i ärendehantering

4. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som via API till elevregister hämtar beslutsunderlag och kontrollerar om elev är myndig eller ej

5. Ansökan godkänds eller avslås av lärare/rektor i ärendehanteringen/e-tjänsten

6. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som sänder beslut om ledighet via API till lärplattformen, elevregister och e-tjänst

7. Elevregister tar emot data och uppdaterar register/databas

Användningsfall 4: ”Undervisande lärare rapporterar närvaro/frånvaro på genomförd lektion”

I användningsfallet nedan visar vi hur en lärare rapporterar närvaro/frånvaro efter genomförd lektion.

En lärare rapporterar närvaro/frånvaro enligt följande;

1. Lärare öppnar/loggar in i lärplattformen där närvaro/frånvaro registreras

2. Lärare registrerar närvaro/frånvaro och orsaker till frånvaro

3. Lärplattformen sänder rapporterat data via API till ärendehantering

4. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som sänder information via kommunikationsmodul till vårdnadshavare om ogiltig frånvaro

5. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som sänder information via API till modul för verksamhetsplanering

Användningsfall 5: ”Lärare sätter betyg på elev”

I användningsfallet nedan visar vi hur en lärare sätter betyg på en elev utifrån ett antal förutsättningar och information som skall finna tillgänglig för betygsättning.

Användningsfallet gäller både för registrering av betyg inom grundskola/gymnasium och  inom vuxenutbildning.

En lärare registrerar elevens betyg enligt följande;

1. Lärare öppnar lärplattformen där betyg registreras

2. Lärare registrerar betyg på respektive elev och ämne/kurs

3. Lärplattformen sänder registrerat betyg via API till elevregistret

4. Lärare definitivmarkerar elever/gruppers betyg i lärplattformen

5. Lärplattformen sänder definitivmarkerat betyg via API till elevregistret

6. Betygskatalogen i registret signeras av betygsättande lärare

7. Elevregistret sänder signerat betyg via API till lärplattformen för visning

8. Elevregistret sänder signerad betygskatalog via API till arkivering

Användningsfall 6: ”Vårdnadshavare ansöker om placering på skola” (Skolvalsprocessen)

I användningsfallet nedan visar vi hur ansökan om placering på skola skall hanteras i den tilltänkta arkitekturen.

En vårdnadshavare ansöker om sitt barns placering enligt följande;

1. Vårdnadshavaren loggar in i en e-tjänst tillhandahållen av Sundsvalls Kommun anpassad för skolval

2. Vårdnadshavaren registrerar sin ansökan om sin eller sitt barns placering på skola

3. E-tjänsten initierar via API ett ärende i ärendehantering

4. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som sänder ansökan via API till skolvalsmodul

5. Skolvalsmodul tar emot data och processar ansökan

6. När beslutet är fattat sänder skolvalsmodulen ärendet via API tillbaka till ärendehanteringen och elevregistret

7. Ärendehanteringen returnerar svar till e-tjänst som visas för vårdnadshavare

Användningsfall 7: ”Elev i Sundsvalls Kommun ansöker om IKE"

I användningsfallet nedan visar vi hur ansökan om IKE inom vuxenutbildning skall hanteras i den tilltänkta arkitekturen.

Ansökan för elev startar med att elev ansöker om utbildning i annan kommun. Därefter ansöker elev om IKE i Sundsvalls Kommun.

En elev ansöker om IKE enligt följande;

1. Elev loggar in i en e-tjänst tillhandahållen av Sundsvalls Kommun anpassad för IKE

2. Elev registrerar sin ansökan om IKE i e-tjänsten

3. E-tjänsten initierar via API ett ärende i ärendehantering

4. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som via API till elevregister hämtar beslutsunderlag

5. Ansökan om IKE godkänds eller avslås av administratör i ärendehanteringen/e-tjänsten

6. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som sänder beslut om godkännande/avslag via API till kommunikationsmodul, elevregister och e-tjänst

7. Elevregister tar emot data och uppdaterar register/databas (Beviljade ansökningar/avslag registreras i elevregister för kommande granskning av fakturor)

8. Elev informeras genom visning i e-tjänst

9. Vid godkännande meddelas annan kommun via kommunikationsmodul

10. Ärendehanteringen startar en automatiserad process som sänder underlag för diarieföring via API till modul för diarieföring