Beskrivning

Tjänsten tillhandahåller API för att administrera checklistor för nyanställda och deras chefer.

Varje natt hämtas alla nyanställda personer via Employee-API:et. Varje nyanställd person och dennes chef lagras i en databas och en checklista skapas utifrån en vid tillfället given uppsättning av uppgifter. Då en anställd kan byta chef under introduktionen så knyts inte uppgifterna i listan hårt till den anställda eller dess chef utan enbart till checklistan. Detta för att ge möjlighet att byta chef utan att behöva skapa en ny checklista (Notera att det schemalagda jobbet för tillfället inte är aktivt).

För chefen läggs alla uppgifter i faser som helst skall vara slutförd inom en viss tidsperiod, t.ex. en dag innan anställningen börjar, första veckan osv. Den nyanställda har ingen specifik tid för några faser utan där antas det att alla uppgifter skall vara slutförda inom 6 månader. Efter 9 månader låses checklistan. För nyanställda chefer är tidsintervallen 24 och 27 månader.

Delegering av checklistor

Tjänsten stödjer även delegering av checklistor, då det finns behov för en chef av detta vid t.ex. ledighet. Delegeringen sker genom att ange epostadress till den person som ska delegeras till. Tjänsten verifierar personen via Employee-API:et för att försäkra att det finns giltigt användardata. En checklista kan delegeras till en eller flera personer och för att kunna delegera checklistan krävs det (förutom email) vetskap om checklistans id.

Notifiering när ny checklista skapats

Varje dygn övervakas vilka nya checklistor som har skapats. För varje checklista notifieras den nyanställdes chef via mail om att det finns en ny checklista att hantera. Det är också möjligt att manuellt initiera ett mejlutskick för en specifik checklista vid behov (Notera att det schemalagda jobbet för tillfället inte är aktivt).

Schemalagda jobb

Se Checklist jobb för djupare beskrivning kring de jobb som används av tjänsten.

Checklistor på olika organisatoriska nivåer

Tjänsten har stöd för att administrera mallar för checklistor på olika organisatoriska nivåer, vilka sedan refereras till från respektive nyanställds checklista. En checklista har även en livscykel som kan anta en av följande:

Created - En ny version av checklistan är skapad, men refereras ännu inte till när en nyanställds checklista skapas. Endast en checklista per organisatorisk enhet kan ha status created vid ett givet tillfälle. Justeringar i en checklista med detta status påverkar alltså inga nyanställdas checklistor, varken pågående eller nya som skapas.
Active - När versionen av checklistan är redo att användas (dvs när den innehåller de faser och uppgifter som önskas) måste livscykel-värdet för versionen ändras från created till active. En aktiv version är den som refereras till när en ny nyanställds checklista skapas. Endast en version per organisatorisk enhet kan vara aktiv vid ett givet tillfälle.
Deprecated - När en ny version av en checklista aktiveras så ändras den tidigare aktiva versionen livscykelstatus från active till deprecated. Deprecated innebär att listan inte längre är inte aktiv (utan har ersatts av annan lista), men fortfarande refereras till av pågående nyanställdas checklistor som skapats medan versionen hade status aktiv.
Retired - När inga checklistor för nyanställda längre refererar till versionen av checklistan så får den livscykelstatus retired. Versioner med denna status är möjliga att rensa bort utan att det påverkar pågående nyanställdas checklistor.

Den aktiva mall för checklista som återfinns närmast den nyanställdes organisatoriska enhet är den mall som kommer refereras till (se bild nedan) för den nyanställde.

Begränsningar

Här följer ett antal begränsningar som gäller vid skapandet av checklistor.

Anställningsform

Det är enbart anställda med nedanstående anställningsformer som hanteras i tjänsten:

1 (Tillsvidareanställning)
2 (Visstidsanställd månadsavlönad)
9 (Tidsbegränsad provanställning)
14 (Särskild visstidsanställning)
17 (Tidsbegränsad anställning)

Livscykelstatus

Produktion

Lösningsbeskrivning

Hantering av personuppgifter

Tjänsten lagrar användarnamn för anställda och deras chefer.

API specifikation

Säkerhetsklassning

Säkerhetsklass 1

Autentiseringsmetod: Oauth2

Teknisk ägare

Team Unmasked

Källkod

https://github.com/Sundsvallskommun/api-service-checklist

FAQ

Browser not supported