Beskrivning

Den här tjänsten, även kallad Skolresekollen, tillhandahåller för närvarande två olika funktioner för att understödja de som handlägger ärenden för skolskjuts respektive elevresor hos Barn- och utbildningskontoret på kommunen:

• Avstämningar mellan beslutade ärenden för skolskjuts och elevresa och adressändringar

• Påminnelser till vårdnadshavare att ansöka om skolskjuts i de fall att ett beslutat ärende löper ut innan höstterminens start.

Adressändringar

Schemalagt jobb som hämtar registrerade ändringar i folkbokföringen (flyttar alltså) från Metakatalogen och matchar dessa mot beslutade ärenden i OeP för skolskjuts respektive elevresor.

De ärenden som uppfyller kriterierna för granskning, dvs att det finns ett gällande beslut och att vårdnadshavare och/eller elev har flyttat, listas och skickas per mail till handläggare för manuell hantering vidare. Separata rapporter för skolskjuts respektive elevresa. Denna tjänst blir en hjälp att identifiera möjliga fall där beslut för skolskjuts eller elevresa kan behöva omprövas.

Ärendetyp

• Skolskjuts

• Elevresa

Frekvens

• 1 gång per vecka, på tisdagar vid 04:00
  Tiden är vald för att förekomma dagliga inläsningen av adressändringar i Metakatalogen, erhållna från Skatteverket. På så vis får vi per automatik den senaste veckans ändringar, utan överlapp.

Tidsperiod

Data

Påminnelser

Just nu ej schemalagt jobb för att hämta ärenden gällande skolskjuts vars giltighetstid löper ut innan höstterminens start innevarande år. För de ärenden som kvalificerar sig för påminnelse går det ut mail och (om tillåtet) även sms till registrerad kontaktperson. Kontaktuppgifterna hämtas från respektive ärende. Syftet med att skicka ut dessa påminnelser är att underlätta för handläggarna på BoU genom att sprida ut ansökningar om skolskjuts över tid istället för att läggas till den stora mängd ärenden som hanteras i samband med terminsstart annars.

Genom utility-API finns även möjlighet att skicka in en lista på specifika ärenden som det ska göras utskick av påminnelser för. Bra att ha om något går snett vid körning av

Vid manuell triggning finns möjlighet att hindra utskick till de registrerade kontaktpersonerna för att möjliggöra testkörning med skarpt data.

Ärendetyp

• Skolskjuts

Frekvens

• 1 gång per år, den 31 mars
  Tiden är vald för att fånga upp ärenden som löper ut innan höstterminens start och så att nya ansökningar kommer in före 30 april.
  Just nu är dock det schemalagda jobbet inaktiverat i väntan på utvärdering från BoU.

Tidsperiod

Data

Ändring i omfattning av fritidshemsplats

Just nu ej schemalagt schemalagt jobb som hämtar beslutade ärenden i OeP för skolskjuts, där det även finns notering om fritidshem för eleven, och kontrollera mot EduCloud/IST om omfattningen för fritids har ändrats.

Utsökning sker retroaktivt (för att identifiera ändringar i omfattning på fritidshem för elever som har beviljats Skolskjuts. Här kommer vi att titta på dagsaktuell omfattning av fritidshem och jämföra det med vad som sas i ansökan samt vad som beviljats. Nyttan är dels att identifiera skillnader idag men även förstå behovet framåt av en regelbunden kontroll för att detektera missbruk (eller iaf underlåtenhet att underrätta att skolskjuts inte längre behövs så kommunen kan slippa kostnaden för t.ex. busskort). 

De ärenden som uppfyller kriterierna för granskning, dvs att det finns ett gällande beslut och att det skett någon förändring gällande placering i EduCloud/IST, listas och skickas per mail till handläggare för manuell hantering vidare. Denna tjänst blir en hjälp att identifiera möjliga fall där beslut för skolskjuts kan behöva omprövas.

För närvarande finns följande begränsningar i lösningen:

• Lösningen kräver manuell aktivering med ett anrop till utility-API. Anropet sker via REST och behöver innehålla en fil med placeringar ifrån EduCloud/IST.

• Det är otydligt hur aktuell omfattning egentligen representeras i EduCloud/IST då det förekommer värden på antal timmar per vecka som lika gärna skulle kunna vara per månad etc. Och i vissa fall verkar det inte finnas uppgift alls, trots att placeringen är aktiv (saknar slutdatum). Pilottester får visa på om informationen är tillräcklig för beslutsunderlag.

• I dagsläget upptäcks inte fall där inget fritids angavs i ansökan om skolskjuts, men där en fritidshemsplacering kan ha tillkommit i efterhand. Även här får pilottesterna utvisa om det behöver ändras.

Ärendetyp

• Skolskjuts

Frekvens

• 1 gång per vecka, på tisdagar vid 10:15
  Tiden är vald för att täcka in den senaste veckans ändringar, utan överlapp.

Tidsperiod

Hämtar information från OeP för alla aktiva ärenden för de senaste 4 åren (per helår fram till dagens datum) och matchar det mot aktiva placeringar i EduCloud/IST som ändrats de senaste 7 dagarna.

Via utility-API kan man även trigga en körning för att matcha mot de ändringar i EduCloud som skett efter beslutsperiodens start för respektive ärende, alternativt ett annat specificerat datum, för att täcka in en längre tidsperiod.

Data

För närvarande sparas ingen statistik över antal ärenden utvalda för granskning. Kommer i senare version. Mailrapporterna till BoU utgör referens.

Övrigt

Det finns även ett utility-API till denna applikation som man kan använda för att

• Trigga en batchkörning manuellt.

• Hämta lista på ärenden från OeP för ett visst datumspann.

• Hämta enskilt ärende från OeP.

• Hämta lista över registrerade adressändringar upp till 30 dagar bakåt i tiden.

Dessa resurser är inte tänkta att vara publika och finns därför inte publicerade via APIGW.

Lösningsbeskrivning

Se Lösningsbeskrivning Kontrollfunktionen BoU