Projekt | 21-07 - HR 2021 |
|---|---|
Beställare | |
Skriven av | Alexander De Juan (Unlicensed) Mikael Nordlander (Unlicensed) |
Godkänd av | |
Relaterade dokument | Utvecklingsärende: 22-15 Avslut anställning för ej aktiv timvikarie |
Revisionshistorik
Rev | Datum | Uppgjord av | Orsak |
|---|---|---|---|
0.9 | 2022-12-28 | Mikael Nordlander | Review av dokumentation. |
Inledning
Projektet ‘22-15 Avslut av anställning för ej aktiv timvikarie ’ handlar om att automatisera avslut av anställningar på timvikarier som inte jobbat på flera månader (är inaktiv). Det finns idag ingen manuell process för detta flöde utan det har hanterats vid vissa tillfällen (där det ofta gått flera år).
Detta dokument innehåller dokumentation om hur en ny process är tänkt att fungera och hur ett automatiserat flöde ska realiseras.
Bakgrund
I dagsläget finns det timvikarier som inte har jobbat på flera månader (även år) och har aktiva anställningar i Heroma, detta då anställningar automatiskt förlängts årsvis. Det finns bra anledningar till att avsluta dessa, en uppenbar sådan är att rensa i inblandade system. Det är stora volymer och att avsluta dessa manuellt skulle innebära många timmar av repetitivt arbete av handläggare med risk för fel då det är många steg och kontroller för varje anställning i arbetsflödet.
Det har under hösten 2022 blivit aktuellt att se över vikariehanteringen och att den tidigare årsvisa förlängningen kommer därför att upphöra, istället är tanken att berörda verksamhetschefer (dvs som anlitat timvikarien) får ta ställning till om timvikarien ska förlängas eller inte. Även om detta tar bort den automatiska förlängningen är det fortsatt ändå önskvärt att vikarier som inte är aktiva avslutas skyndsamt, genom att göra avslut minskas också mängden timvikarier som en chef behöver hantera i den årliga förnyelsen.
Syfte
Syftet med den utvecklingen är att
Minska manuellt repetitivt arbete (som annars vore alternativet).
Säkerställa att användarkonton inte är öppna för timvikarier som inte längre är aktiva
Involverade parter
Roll | Namn | Övrigt | |
Beställare |
| ||
Beställarombud |
| ||
Digitaliseringsledare | |||
Utvecklare |
|
Nuläge
Nuläge dokumenteras inte komplett för denna process då det inte är tillämpbart, detta då processen idag inte finns. Däremot dokumenteras vissa grundförutsättningar (volymer etc) som om det vore en etablerad process.
Processöverblick
Processnamn | Avslut timvikarier |
Förvaltning | SC HR - Lön och Pension |
Kort processbeskrivelse (drift, aktivitet, resultat) | |
Roller i processen | Drift team för Heroma inom Lön och Pension |
Förekommer personuppgifter | Ja |
Förekommer skyddade personuppgifter | Nej |
Processchema och frekvens | En gång per månad (initialt oftare). |
Antal objekt eller processer per referensperiod | <25 (initialt väsentligt fler, >1000 men som då görs i etapper). |
Genomsnittlig handläggningstid | Ca 3 min |
Peakperioder | Inga stora förväntade |
Volym under peakperioder | - |
Antal FTEs och personer som arbetar med processen | Ny process, saknar As-is process |
Förväntad volymökning nästa referensperiod | Ingen |
Frekvens av fel och undantag | Inga kända. |
Inputdata | csv-fil som innehåller data om timvikarier som ej fått lön på ett visst antal månader. Filen skapas genom ett jobb i Metakatalogen där man kontrollerar när en timvikarie senast fick lön. En timvikarier som inte fått lön på mer än x månader kommer att inkluderas i filen. Värdet på x kan anpassas. |
Outputdata / Resultat | Anställningar avslutas i Heroma samt logg fil uppdateras. |
Applikationer/system i processen
Detaljeras inte då det inte är en befintlig process.
Hög nivå processkarta för nuvarande hantering
Detaljeras inte då det inte är en befintlig process.
Lösningsförslag (to-be process)
Grundläggande för lösningen
Område | Ja/nej | Kommentar |
Kommer personuppgifter att hanteras av roboten? | Ja. | Namn, personnummer, adress som är grund för registrering av anställningen. |
Finns godkännande från berörda systemägare om att RPA får användas i berörda applikationer? | Ja. | Befintliga applikationer som nyttjas. |
Täcker dagens licenser i berörda applikationer i lösningen nyttjande av RPA? | Ja. | Befintliga applikationer som nyttjas. |
Bedömer verksamheten att kontinuitetsplan behöver finnas i händelse av att automatiseringen inte fungerar? | Nej. |
Applikationer/system i processen
Applikation | Ver | Språk | Typ av klient | Miljö/Åtkomst metod | Kommentarer |
|---|---|---|---|---|---|
Heroma | - | Svenska | PC klient. | PC. | GUI |
Metakatalogen | - | - | - | Fil | Levererar fil till RPA (på Robotens eget file share) |
Förutsättningar för test
Testmiljö finns för Heroma. Se Test-sidan i Confluence.
Dynamisk information som inte finns att tillgå i något stödsystem men behövs i processen
Ingen ytterligare berikning eller konfigurationsdata behövs.
Förbättringar i kringliggande system
Metakatalogen har utvecklats för att göra utsökning och skapa fil på timvikarier som inte längre är aktiva (baserat på att man inte fått lön utbetald på x månader).
Processkarta (to be)
Exkluderat för automatisering
Ej tillämpbart.
Avvikelser och fel
Roboten lägger fel datum på avslutet om sista anställningsdag är dagen där en anställningsrad “bryts”, d.v.s. förlängningar och andra ändringar på anställningsid:et. I dessa fall lägger roboten på en månad på sista anställningsdag.
Körning och förutsättningar
Se detaljerad beskrivning under sidan för krav- och lösningsbeskrivning.
Deployment miljöer för robot
Robotserver test | Saas209 |
Robotserver produktion | Saas211 |
Schemaläggning och start
Nedan finns detaljer att beakta när automatiseringen ska köras.
Trigger för start | Enligt schema. |
Schemaläggningsmetod | Orchestrator |
Schema (tidpunkt/er) | Bestäms i Orchestrator |
Stopp efter tid | Bestäms i Orchestrator |
Stopp efter ärenden | Inget |
Tider med servicefönster för systemen/applikationerna | Ordinarie servicefönster för IT gäller för infrastruktur (3:e söndagen varje månad). Utöver det kommuniceras servicefönster för Heroma vid behov. |
Klient, användare och behörigheter
Nedan beskrivs detaljer kring användare och behörigheter för automatiseringen i berörda applikationer. AD kontot är upplagt enligt standard (se Confluence).
Användare och behörigheter i applikation: Heroma Test eller produktion: Test och produktion | |
Typ av klient (Browser eller klient) | Klient. |
Kontakt för media till klient | Natalya Salmina för utvecklings och testserver för RPA. Produktionsservern för RPA hanteras via programvaru- distribution i SCCM (kommer dock att ändras). |
Normalt releaseintervall för klient samt tidpunkter | Heroma uppgraderas normalt två gånger per år. |
Namn på användaren | RPA_015 |
Sökt behörighetsnivå | Motsv lönehandläggare. |
Ansvarig för användarkontot | Lotta Engblom när det gäller access i Heroma. För AD kontot är förvaltningen av RPA plattformen ansvarig. |
Krav på lösenordsbyte | Nej (inte specifikt för applikationen). |
Krav på förnyelse av behörighet efter x dagar | Nej (inte specifikt för applikationen). |
Förvaring av användaruppgifter | Orchestrator |
Portöppningar | TEST PROD saas159.personal.sundsvall.se IP: 172.16.253.147, port: 8100, protokoll: TLS respektive saas166.personal.sundsvall.se IP: 172.16.253.213, port: 8100, protokoll: TLS |
Övrigt | Inget. |
Rapportering
Rapporttyp | Uppdateras | Detaljer | Visualiseringsverktyg |
Utförda ärenden | Dagligen |
| Orcherstrator |
Felmeddelanden | Direkt samt daglig sammanställning | För varje fel utfört ärende skickas epost från Orchestrator när det inträffar. | Orcherstrator |
Processloggar | Dagligen |
| Orchestrator |
Log fil | Vid körning | Log fil är till en början en kopia av indata filen fast i xlsx-format för att enkelt göra ändringar under körning. Roboten lägger till ytterligare kolumner i den nya filen och skriver i dessa för att vid hantering av ett ärende kunna dokumentera vilka id som avslutats och eventuella orsaker till varför ett id inte kan avslutas. Dessa (avslutade och ej avslutade) separeras och blir processens utdata när roboten har hanterat alla ärenden. Det blir en log fil för varje indata fil. Robot skapar endast log fil om det inte redan finns. | Excel. |