Projekt | 21-07 - HR 2021 |
|---|---|
Beställare | |
Skriven av | Alexander De Juan (Unlicensed) Mikael Nordlander (Unlicensed) |
Godkänd av | |
Relaterade dokument | Utvecklingsärende: 22-15 Avslut anställning för ej aktiv timvikarie |
Inledning
I projektet ‘22-15 Avslut av anställning för ej aktiv timvikarie ’ handlar om att automatisera avslut av anställningar på timvikarier som inte jobbat på flera månader (är inaktiv). Det finns ingen manuell process för detta flöde.
Detta dokument innehåller dokumentation om hur en ny process är tänkt att fungera och hur ett automatiserat flöde ska realiseras.
Bakgrund
I dagsläget finns det timvikarier som inte har jobbat på flera månader och har aktiva anställningar i Heroma. Det finns bra anledningar till att avsluta dessa, en uppenbar sådan är att rensa i inblandade system. Det är stora volymer och att avsluta dessa manuellt skulle innebära många timmar av repetitivt arbete av handläggare med risk för fel då det är många steg och kontroller för varje anställning i arbetsflödet.
Syfte
Syftet med den utvecklingen är att
Minska manuellt repetitivt arbete.
Involverade parter
Roll | Namn | Övrigt | |
Beställare |
| ||
Beställarombud |
| ||
Digitaliseringsledare | |||
Utvecklare | alexander.de.juan@sundsvall.se |
|
Nuläge
Nuläge dokumenteras inte komplett för denna process då det inte är tillämpbart. Däremot dokumenteras vissa grundförutsättningar (volymer etc) som om det vore en etablerad process.
Processöverblick
Processnamn | Avslut timvikarier |
Förvaltning | SC HR - Lön och Pension |
Kort processbeskrivelse (drift, aktivitet, resultat) | |
Roller i processen | Drift team för Heroma inom Lön och Pension |
Förekommer personuppgifter | Ja |
Förekommer skyddade personuppgifter | Nej (Veriferas med Sofie) |
Processchema och frekvens | En gång per månad. |
Antal objekt eller processer per referensperiod | 1000+ vid första körning, därefter kommer det bli färre |
Genomsnittlig handläggningstid | Ca 3 min |
Peakperioder | Inga stora förväntade |
Volym under peakperioder | - |
Antal FTEs och personer som arbetar med processen | Ny process, saknar As-is process |
Förväntad volymökning nästa referensperiod | Ingen |
Frekvens av fel och undantag | Inga kända. |
Inputdata | csv-fil som innehåller data om timvikarier som ej fått lön på ett visst antal månader. |
Outputdata / Resultat | Anställningar avslutas i Heroma. |
Applikationer/system i processen
Detaljeras inte då det inte är en befintlig process.
Hög nivå processkarta för nuvarande hantering
Detaljeras inte då det inte är en befintlig process.
Lösningsförslag (to-be process)
Grundläggande för lösningen
Område | Ja/nej | Kommentar |
Kommer personuppgifter att hanteras av roboten? | Ja. | Namn, personnummer, adress som är grund för registrering av anställningen. |
Finns godkännande från berörda systemägare om att RPA får användas i berörda applikationer? | Ja. | Befintliga applikationer som nyttjas. |
Täcker dagens licenser i berörda applikationer i lösningen nyttjande av RPA? | Ja. | Befintliga applikationer som nyttjas. |
Bedömer verksamheten att kontinuitetsplan behöver finnas i händelse av att automatiseringen inte fungerar? | Nej. |
Applikationer/system i processen
Applikation | Ver | Språk | Typ av klient | Miljö/Åtkomst metod | Kommentarer |
|---|---|---|---|---|---|
Heroma | - | Svenska | PC klient. | PC. | GUI |
Metakatalogen | - | - | - | Fil | Levererar fil till RPA (på Robotens eget file share) |
Förutsättningar för test
Testmiljö finns för Heroma. Se Test-sidan i Confluence.
Dynamisk information som inte finns att tillgå i något stödsystem men behövs i processen
Förbättringar i kringliggande system
Processkarta (to be)
Exkluderat för automatisering
Avvikelser och fel
Roboten lägger fel datum på avslutet om sista anställningsdag är dagen där en anställningsrad “bryts”, d.v.s. förlängningar och andra ändringar på anställningsid:et. I dessa fall lägger roboten på en månad på sista anställningsdag.
Körning och förutsättningar
Se detaljerad beskrivning under sidan för krav- och lösningsbeskrivning.
Deployment miljöer för robot
Robotserver test | Saas209 |
Robotserver produktion | Saas211 |
Schemaläggning och start
Nedan finns detaljer att beakta när automatiseringen ska köras.
Trigger för start | Enligt schema. |
Schemaläggningsmetod | Orchestrator |
Schema (tidpunkt/er) | Bestäms i Orchestrator |
Stopp efter tid | Bestäms i Orchestrator |
Stopp efter ärenden | Inget |
Tider med servicefönster för systemen/applikationerna | Ordinarie servicefönster för IT gäller för infrastruktur (3:e söndagen varje månad). Utöver det kommuniceras servicefönster för Heroma vid behov. |
Klient, användare och behörigheter
Nedan beskrivs detaljer kring användare och behörigheter för automatiseringen i berörda applikationer. AD kontot är upplagt enligt standard (se Confluence).
Användare och behörigheter i applikation: Heroma Test eller produktion: Test och produktion | |
Typ av klient (Browser eller klient) | Klient. |
Kontakt för media till klient | Natalya Salmina för utvecklings och testserver för RPA. Produktionsservern för RPA hanteras via programvaru- distribution i SCCM |
Normalt releaseintervall för klient samt tidpunkter | Heroma uppgraderas normalt två gånger per år. |
Namn på användaren | RPA_015 |
Sökt behörighetsnivå | Motsv lönehandläggare. |
Ansvarig för användarkontot | Sofie Forsström Tillberg när det gäller access i Heroma. För AD kontot är förvaltningen av RPA plattformen ansvarig. |
Krav på lösenordsbyte | Nej (inte specifikt för applikationen). |
Krav på förnyelse av behörighet efter x dagar | Nej (inte specifikt för applikationen). |
Förvaring av användaruppgifter | Orchestrator |
Portöppningar | TEST PROD URL: https://heroma.sundsvall.se/UTB/Berit/BeritMain/UserView |
Övrigt | Inget. |
Rapportering
Rapporttyp | Uppdateras | Detaljer | Visualiseringsverktyg |
Utförda ärenden | Dagligen |
| Orcherstrator |
Felmeddelanden | Direkt samt daglig sammanställning | För varje fel utfört ärende skickas epost från Orchestrator när det inträffar. | Orcherstrator |
Processloggar | Dagligen |
| Orchestrator |