Vad kan vi automatisera?
Jämför med processen ovan, vart kan vi nå besparingar när det gäller manuell administration och handläggning om vi anammar detta lösningsmönster?
Jo, varje ärende (intressentens perspektiv) som löses utan att ett ärende behöver registreras hos oss för handläggning besparar oss såklart en potentiell arbetsbörda.
Till att börja med kan rätt information i rätt kanaler göra att intressenten löser sitt ärende själv
Den digitala assistenten kan hjälpa intressenten att själv lösa sitt ärende genom att guida intressenten rätt baserat på dennes input, med hjälp av AI i kombination med information från våra verksamhetssystem
Exempel; svara på en uppsjö tänkbara frågor, som till exempel (för den anställde) “hur mycket semester har jag kvar?”, (för medborgaren) “har mitt barn rätt till skolskjuts?” och “behöver jag söka bygglov för det här?” samt (för företagaren) “när måste jag förnya mitt serveringstillstånd?”. Den digitala assistenten kan dessutom hjälpa till med att uppdatera information som till exempel fakturadresser med mycket mera
I de fall ett ärende ändå måste registreras så kan den analoga administrationen och handläggningen minimeras genom att automatisera processerna i så stor utsträckning som möjligt;
Registreringen av ärendet sker helt digitalt
Återkoppling till intressenten sker även den helt digitalt
Alla processteg som är möjliga att automatisera skall automatiseras (hämta data från X, skriv data mot Y, besluta enligt regelverk Z osv)
Där automatiska (digitala) beslut är tillåtet skall detta anammas
Endast i undantagsfall tas ett beslut manuellt, och då med ett klart och tydligt beslutsunderlag, inklusive en rekommendation om beslut, som underlag till handläggaren
Om ett beslut måste signeras sker detta fullt ut automatiserat (ingen administration)
När ett ärende skall arkiveras sker detta fullt ut automatiserat (ingen administration)