Beskrivning

För att förenkla onboarding-processen (ersätta pappersversionen) skapar och tillhandahåller denna tjänst automatiskt checklistor för nyanställda och deras chefer.

Varje natt går ett jobb som hämtar alla nyanställda via Employee-API:et. Nyanställda och dennes chef sparas ner i en databas och en checklista skapas utifrån en uppsättning av standard-tasks. Eftersom en anställd kan byta chef under onboardingen knyts inte tasks hårt till varken den anställda eller chef utan enbart till checklistan. Detta för att ha möjlighet att byta chef utan att behöva skapa en ny checklista.

För chefen läggs alla tasks i faser som helst skall vara slutförd inom en viss tidsperiod, t.ex. en dag innan anställningen börjar, första veckan osv. Den anställda har ingen specifik tid för några faser utan där antas det att alla tasks skall vara slutförda inom 6 månader och efter 9 månader låses checklistan. För nyanställda chefer är tidsintervallen 24 och 27 månader.

Delegering av checklistor

Då det finns behov för en chef att delegera en checklista vid t.ex. ledighet finns stöd för detta via API:et.
Delegeringen sker genom att ange email till personen man vill delegera till. Tjänsten slår då upp personen och försäkrar att det finns giltigt användardata via Employee-API:et. En checklista kan delegeras till en eller flera personer och för att kunna delegera checklistan krävs det (förutom email) att man även vet vilket id checklistan har.

Notifiering när ny checklista skapats

Varje dygn övervakas vilka nya checklistor som har skapats. För varje checklista notifieras den nyanställdes chef via mail om att det finns en ny checklista att hantera. Det är också möjligt att manuellt initiera ett mailutskick för en specifik checklista vid behov. Notera att det schemalagda jobbet för tillfället inte är aktivt

Bolags- och förvaltningsspecifika checklistor

Idag finns det en koncernövergripande checklista som alla nyanställda och chefer tilldelas. Utöver det finns det specifika aktiviteter för Sundsvall Elnät och Sundsvall Energi.
Beroende på vilket companyId den nyanställda har skapas en checklista upp med den koncernövergripande checklistan, utöver den skapas ett antal bolags- eller förvaltningsspecifika aktiviteter.

Begränsningar

Här följer ett antal begränsningar som gäller vid skapandet av checklistor.

Anställningsform

Enbart anställda med anställningsform 1 (Tillsvidareanställning), 2 (Visstidsanställd månadsavlönad) , eller 9 (Tidsbegränsad provanställning) kan få checklistor.

Bolag

Checklistor skapas enbart då om anställda har rätt "companyId", vilket i dagsläget är:

• 1 (Sundsvalls Kommun)

• 8 (Sundsvall Energi)

• 11 (Sundsvall Elnät).

Livscykelstatus

Produktionssatt men under fortsatt utveckling.

Lösningsbeskrivning

Databas

Hantering av personuppgifter

Ingen hantering av personnummer.

API specifikation