Projekt | 21-07 - HR 2021 |
|---|---|
Beställare | |
Skriven av | Alexander De Juan (Unlicensed) Mikael Nordlander (Unlicensed) |
Godkänd av | |
Relaterade dokument | Utvecklingsärende: 22-15 Avslut anställning för ej aktiv timvikarie |
Inledning
Bakgrund
Syfte
Timvikarier har en eller flera anställningar. En timvikarie kan vara inaktiv på noll, en, flera eller alla anställningar. De anställningar där timvikarien är inaktiv ska avslutasI projektet ‘22-15 Avslut av anställning för ej aktiv timvikarie ’ handlar om att automatisera avslut av anställningar på timvikarier som inte jobbat på flera månader (är inaktiv). Det finns ingen manuell process för detta flöde.
Detta dokument innehåller dokumentation om hur en ny process är tänkt att fungera och hur ett automatiserat flöde ska realiseras.
Bakgrund
I dagsläget finns det timvikarier som inte har jobbat på flera månader och har aktiva anställningar i Heroma. Det finns bra anledningar till att avsluta dessa, en uppenbar sådan är att rensa i inblandade system. Det är stora volymer och att avsluta dessa manuellt skulle innebära många timmar av repetitivt arbete av handläggare med risk för fel då det är många steg och kontroller för varje anställning i arbetsflödet.
Syfte
Syftet med den utvecklingen är att
Minska manuellt repetitivt arbete.
Involverade parter
Roll | Namn | Övrigt | |
Beställare |
| ||
Beställarombud |
| ||
Digitaliseringsledare | |||
Utvecklare | alexander.de.juan@sundsvall.se |
|
...
Processnamn | Avslut timvikarier |
Förvaltning | SC HR - Lön och Pension |
Kort processbeskrivelse (drift, aktivitet, resultat) | |
Roller i processen | Drift team för Heroma inom Lön och Pension |
Förekommer personuppgifter | Ja |
Förekommer skyddade personuppgifter | Nej (Veriferas med Sofie) |
Processchema och frekvens | En gång per månad. |
Antal objekt eller processer per referensperiod | 1000+ vid första körning, därefter kommer det bli färre |
Genomsnittlig handläggningstid | Ca 3 min |
Peakperioder | Inga stora förväntade |
Volym under peakperioder | - |
Antal FTEs och personer som arbetar med processen | Ny process, saknar As-is process |
Förväntad volymökning nästa referensperiod | Ingen |
Frekvens av fel och undantag | Inga kända. |
Inputdata | csv-fil som innehåller data om timvikarier som ej fått lön på ett visst antal månader. |
Outputdata / Resultat | Anställningar avslutas i Heroma. |
...
Testmiljö finns för Heroma. Se Test-sidan i Confluence.
Dynamisk information som inte finns att tillgå i något stödsystem men behövs i processen
...
Förbättringar i kringliggande system
Processkarta (to be)
| Gliffy | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
Exkluderat för automatisering
Avvikelser och fel
Inga kändaRoboten lägger fel datum på avslutet om sista anställningsdag är dagen där en anställningsrad “bryts”, d.v.s. förlängningar och andra ändringar på anställningsid:et. I dessa fall lägger roboten på en månad på sista anställningsdag.
Körning och förutsättningar
...
Användare och behörigheter i applikation: Heroma Test eller produktion: Test och produktion | |
Typ av klient (Browser eller klient) | Klient. |
Kontakt för media till klient | Natalya Salmina för utvecklings och testserver för RPA. Produktionsservern för RPA hanteras via programvaru- distribution i SCCM |
Normalt releaseintervall för klient samt tidpunkter | Heroma uppgraderas normalt två gånger per år. |
Namn på användaren | RPA_019015 |
Sökt behörighetsnivå | Motsv lönehandläggare. |
Ansvarig för användarkontot | Sofie Forsström Tillberg när det gäller access i Heroma. För AD kontot är förvaltningen av RPA plattformen ansvarig. |
Krav på lösenordsbyte | Nej (inte specifikt för applikationen). |
Krav på förnyelse av behörighet efter x dagar | Nej (inte specifikt för applikationen). |
Förvaring av användaruppgifter | Orchestrator |
Portöppningar | TEST PROD URL: https://heroma.sundsvall.se/UTB/Berit/BeritMain/UserView |
Övrigt | Inget. |
...